Aufbewahrung
Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen
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Geschäftsunterlagen müssen im Normalfall sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es sogar 30 Jahre oder mehr sein.
Neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften.
Bitte beachten: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt.
Achtung: Bitte Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten, ob die Unterlagen wirklich datenschutzkonform vernichtet werden können.
Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.
| Gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können | |
|---|---|---|
| A | ||
| Abhängigkeitserklärungen | 10 | 2008 |
| Abrechnungsbelege | 10 | 2008 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2012 |
| Akkordunterlagen | 10 | 2008 |
| Akkreditive | 6 | 2012 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 | 2008 |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 | 2012 |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | sofort |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2012 |
| Angestelltenversicherung | 10 | 2008 |
| Anhang | 10 | 2008 |
| Anlageverzeichnisse | 6 | 2013 |
| Anleihebücher | 10 | 2008 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 | 2008 |
| Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 | 2008 |
| Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung | 10 | 2008 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 | 2012 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2008 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2008 |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 10 | 2008 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2012 |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 | 2008 |
| Bankbürgschaften | 6 | 2012 |
| Bauakten | Lebensdauer | des Bauwerks |
| Bauantragskostennachweise | Lebensdauer | des Bauwerks |
| Baubeschreibungen | Lebensdauer | des Bauwerks |
| Baubücher | Lebensdauer | des Bauwerks |
| Baugenehmigungen | Lebensdauer | des Bauwerks |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 2008 |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 | 2008 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2012 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 | 2008 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 | 2008 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2012 |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Bilanzen | 10 | 2008 |
| Bilanzanlagen | 10 | 2008 |
| Buchungsanweisungen, | ||
| Buchungsbelege | 10 | 2008 |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 | 2012 |
| C | ||
| Carnet-Zolldokumente | 6 | 2012 |
| Clearingauszüge | 6 | 2012 |
| Clearing-Belege | 10 | 2008 |
| D | ||
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 | 2008 |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 | 2008 |
| Datensicherungen | 10 | 2008 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2012 |
| Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten | 10 | 2008 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 | 2008 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle | 10 | 2008 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 | 2012 |
| E | ||
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 10 | 2008 |
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 10 | 2008 |
| EDV-Ablaufdiagramme. -Blockdiagramme und ähnliche -Organisationsbeschreibungen) | 10 | 2008 |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 10 | 2008 |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2012 |
| Eingangsrechnungen | 10 | 2008 |
| Einheitswertunterlagen | 10 | 2008 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 | 2008 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 | 2008 |
| Exportunterlagen | 6 | 2012 |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 | 2012 |
| Frachtbriefe | 6 | 2012 |
| Freistempelabrechnungen | 10 | 2008 |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 10 | 2008 |
| Gehaltslisten | 10 | 2008 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2008 |
| Geschäftsbriefe | 6 | 2012 |
| Geschenknachweise | 10 | 2008 |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 | 2008 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 10 | 2008 |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 | 2008 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 | 2008 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 2008 |
| Gutachten | 10 | 2008 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 | 2008 |
| H | ||
| Handelsbriefe | 6 | 2012 |
| Handelsbücher | 10 | 2008 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2008 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2008 |
| Hauptbücher | 10 | 2008 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 | 2008 |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 | 2012 |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 | 2008 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 | 2012 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 2008 |
| Investitionszulagen Unterlagen | 6 | 2012 |
| J | ||
| Jahresabschluss | 10 | 2008 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 2008 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2008 |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 | 2008 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 10 | 2008 |
| Kassenberichte | 10 | 2008 |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2008 |
| Kassenzettel | 10 | 2008 |
| Kontenpläne und -änderungen | 10 | 2008 |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 | 2008 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2008 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 2008 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 | 2008 |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2008 |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 | 2012 |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 6 | 2012 |
| L | ||
| Ladescheine | 10 | 2008 |
| Lagebericht | 10 | 2008 |
| Lagerbücher | 10 | 2008 |
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2008 |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 6 | 2012 |
| Leergutabrechnungen | 6 | 2012 |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) | 10 | 2008 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Lohnkontenarten, Lohnbelege | 10 | 2008 |
| Lohnlisten | 10 | 2008 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 | 2008 |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2012 |
| M | ||
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 | 2012 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 | 2008 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2012 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2008 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 | 2008 |
| N | ||
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2008 |
| Nebenbücher | 10 | 2008 |
| O | ||
| Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung | 6 | 2012 |
| Organisationsunterlagen und -pläne | 10 | 2008 |
| P | ||
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende) | 10 | 2008 |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende) | 6 | 2012 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 | 2012 |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1988 |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 | 2008 |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 | 2008 |
| Pfändungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Postquittungsbücher | 10 | 2008 |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 10 | 2008 |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2008 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 | 2008 |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 | 2008 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 2008 |
| Q | ||
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 | 2008 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2008 |
| R | ||
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss | 6 | 2012 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2008 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 | 2008 |
| S | ||
| Saldenbilanzen | 10 | 2008 |
| Saldenlisten | 10 | 2008 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 | 2012 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2008 |
| Schriftwechsel | 6 | 2012 |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 | 2012 |
| Schuldtitel | 10 | 2008 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2008 |
| Steuerunterlagen | 10 | 2008 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 10 | 2008 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* | 30 | 1988 |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* | 30 | 1988 |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* | 30 | 1988 |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* | 30 | 1988 |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 10 | 2008 |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2012 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2008 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2012 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 2008 |
| V | ||
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2008 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2008 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2008 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 | 2008 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 | 2012 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 | 2012 |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 | 2012 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Viehregister | 10 | 2008 |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2008 |
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2008 |
| Wechsel | 10 | 2008 |
| Weihnachtsgratifikation | 10 | 2008 |
| Werbegeschenkenachweise | 10 | 2008 |
| Werbekostenbelege | 10 | 2008 |
| Wertberichtigungsunterlagen | 10 | 2008 |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2008 |
Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.
Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.